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FM(ファシリティマネジメント)特集 目指せ!オフィスのバリューアップ! 第4回 バリューアップのキーワード“モチベーション”

特集、「目指せ!オフィスのバリューアップ」。
第4回目のテーマは、モチベーションです。

ある調査によると、9割以上の経営者または役員が「従業員のやる気はオフィス環境によって左右される」と考えていることがわかりました。しかしその割にはオフィスづくり、特にワークプレイスづくりはたいていが総務などの施設担当者任せで、経営者としての意思が反映されないのと同時に、なかなか従業員の「やる気」に結びつかないのが現状です。

では、オフィスで働く従業員のモチベーションをどうすれば向上させることができるのでしょうか。
以下の記事では、それを実現する方法として2つのキーワードを取り上げます。

  1. 満足度調査の実施
  2. 対策実施の優先順位付け

満足度調査の実施〜モチベーション向上のヒントは従業員が知っている〜

企業がお客様へのサービス向上に向けた取り組みとして満足度調査を実施するのと同じで、オフィスのモチベーション向上に向けて最初に実施することは、従業員の満足度をつかむことです。その満足度を十分に考慮したオフィスづくりがモチベーションアップへとつながります。
その方法にはアンケート形式やインタビュー形式などがあります。

アンケート例

アンケート例(拡大)

アンケート形式は、オフィスから受けるイメージの相違が一目で分かり、また結果を定量評価しやすいのが特徴ですが、そのイメージを受ける理由を特定しにくいのが欠点です。

またグループインタビューでは、設定した質問項目以外にも自由に意見を聞くことができ、更にその理由を特定することもできますが、誰が発言したかが明白で、なかなか自分の意見を言いにくく、発言内容が他人の意見に左右されてしまう可能性があります。

それに対して個別のインタビュー形式では、一人一人に聞くため匿名性を高くすることが可能で、その人独自の意見を細かく聞く事ができます。

以下に、当社の個別インタビュー手法(T-PALET:ティーパレット)で実際にお聞きした一部をご紹介します。

「誰がどこにいるのか、見渡しの良いオフィスの方が働きやすい」
  • パーティションで囲まれていると集中して仕事がしやすいが、高すぎると見通しが悪く、上司に報告したい時や、電話が鳴っている時など、いるかどうか分からないと困る
  • 仕事をしているときは周りから隠れ、顔を上げると周りが見渡せる程度の高さのパーティションが良い
「お客様やリクルートの学生に印象のよいオフィスにしてほしい」
  • 1階の製品展示スペースは、どんな物をつくっている会社か、お客様が理解してくれるようになった。お客様の反応が良い
  • 学生が入りたいと思う会社の第一印象として、建物のデザインや環境の新しさは無視できない
「外の光が入る明るいオフィスにしてほしい」
  • オフィスに窓はあるが、日中はまぶしくてパソコンの画面が見づらいため、ブラインドを閉めている場合が多く、暗い雰囲気になる
  • 廊下やロビーでも、外の景色が見えて楽しめる場所があると良い
  • 気分転換になるし、自然光で照明もいらないのではないか
「誰もがリフレッシュできる環境がほしい」
  • 喫煙ルームのように、喫煙しない人が休み時間に気分転換できる場所があると良い
  • ある程度仕切られていると、他人の視線を気にしないで休憩でき、昼食時にも利用できてよい
  • オフィスの机も昼食時に自由に組み換えできるとよい

対策実施の優先順位付け〜オフィスづくりはPDCAサイクル〜

「従業員から意見を聞いたら、全部に対応しないといけないのではないか?」

このようにおっしゃる施設担当者様もいらっしゃいます。確かにお聞きした内容すべてに対応するのは、コスト面を考えても現実的ではありません。
これを現実的にするためには、従業員のニーズの高いものを見極めて優先順位を決めて実施する必要があります。

しかし優先順位付けに当たっては、従業員のニーズだけでは不十分です。

オフィスを利用するのは企業も同じです。経営的な面から必要とされるファシリティ戦略と従業員のニーズを同じ土俵に並べて総合的に決めなければいけません。そういった意味では、満足度調査は経営者にも実施する必要があります。

例えば、経営者と従業員から以下のようなニーズがあったとします。

  • 経営者のニーズ
    顧客情報の外部への漏洩は会社にとって死活問題であり、客先から預かっている重要書類が保管せずに机の上に置いてあるのは盗難リスクの面から考えて論外である。
  • 従業員のニーズ
    机のレイアウトが島型で課が分かれていると、課内のコミュニケーションは良いが、それ以外の課との情報交換がうまくできていない。

このような、(1)情報漏えいの防止、(2)幅広いコミュニケーションの活性化、この両方を満足するワークプレイスの1つの解として、「フリーアドレス」がはじめて導き出されることになります。

就業時

就業時

フリーアドレス例(大成札幌ビル)

書類やパソコンなど全て個人のロッカーに入れて退社します

退社時

実際のお客様の解決事例として、株式会社安心ダイヤル様をコラムにてご紹介していますので、ぜひご覧ください。

経営者の声

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管理職の声

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従業員の声

従業員の声

画像オフィスづくり、とりわけワークプレイスに唯一無二な正解はありません。時代の変化に応じて、あるいは改善してみて新たな課題が見つかるかもしれません。
そういった意味では、実施結果をモニタリングし、更に改善していくPDCAサイクルがもっとも有効です。改善し続けることで、従業員に参加意識を持たせることができ、モチベーション向上につながると大成建設では考えています。

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